長い資料からプレゼンの構成を作る方法
情報を並べるのではなく、判断の流れを作る
長い資料をそのままスライドにすると、情報量が多くなり、何を伝えたいかわからなくなります。AIには、読み手、目的、伝える結論、必要な根拠を渡し、構成案を作ってもらいます。
この記事でできるようになること
- 資料の目的を一文にできる
- 必要な情報を絞れる
- スライドの順序を作れる
読み手と目的を決める
経営会議で承認を得るのか、現場に手順を説明するのかで構成は変わります。
結論を一文にする
資料を読み終えた人に、何を理解・判断してほしいかを決めます。
根拠を3つ程度に絞る
すべての情報を入れず、結論を支える重要な根拠を選びます。
一枚一役にする
一枚で一つのメッセージを伝えます。
補足は分ける
詳細データや参考情報は補足資料に回します。
スライドのタイトルで結論を伝える
「市場環境」「課題」「提案内容」という項目名だけでは、各ページで何を伝えたいかがわかりません。「市場は前年より縮小している」「現在の手順では確認に3日かかる」「最初は一部署で試す」のように、タイトル自体をメッセージにします。AIには元資料からメッセージ候補を作らせ、人が採用する結論を決めます。
5分で試してみる
既存資料の見出しを三つ選び、それぞれを「このページで読み手に理解してほしいこと」の一文へ直してください。その三文をAIに渡し、自然な説明順と不足する根拠を提案させます。
実践の進め方
まず、長い資料からプレゼンの構成を作る方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『読み手、目的、結論を先に決める』という観点で確認します。続いて、『根拠を絞り、一枚一役にする』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『資料の目的を一文にできる』を自分の業務で説明できること、『必要な情報を絞れる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 枚数が多すぎる場合は、結論に必要な根拠だけに絞ります。
- タイトルが項目名だけの場合は、メッセージ型に直します。
- 詳細が不足する場合は、追加で必要なデータを列挙させます。
今日のまとめ
- 読み手、目的、結論を先に決める
- 根拠を絞り、一枚一役にする
- 詳細は補足へ分ける