会議メモから議事録を作る方法
発言録ではなく、決定と行動を残す
議事録の目的は、誰が何を言ったかをすべて残すことではありません。何が決まり、何が保留になり、誰がいつまでに何をするかを共有することです。AIには会議メモを整理させ、人が決定事項、担当者、期限を確認します。
この記事でできるようになること
- 会議メモを整理できる
- 決定事項と宿題を分けられる
- 担当者と期限を確認できる
会議情報を付ける
日時、参加者、目的を記載します。
4つに分類する
決定事項、未決事項、宿題、参考情報に分けます。
担当者と期限を抜き出す
不明なものは推測せず、要確認とします。
発言の意味を変えない
短くする際に、条件や反対意見を消さないようにします。
共有前に人が確認する
特に決定、金額、期限、担当者を確認します。
決定事項は表現で見分ける
会議中には、提案、意見、合意、保留が混在します。「検討したい」は決定ではありません。「A案で進める」「担当はBさん」「金曜までに確認する」のような明確な表現を決定や宿題として扱います。AIが候補を抽出した後、人が元のメモと照らして確定します。
5分で試してみる
短い会議メモを一つ選び、AIに「決定」「提案」「保留」「宿題」の四分類で整理させます。特に決定と提案が混ざっていないか確認します。担当者や期限が書かれていない宿題は、要確認として残します。
実践の進め方
まず、会議メモから議事録を作る方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『議事録は決定と行動を残す』という観点で確認します。続いて、『不明点は推測せず要確認にする』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『会議メモを整理できる』を自分の業務で説明できること、『決定事項と宿題を分けられる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 決定と提案が混ざる場合は、決定した表現だけを抽出させます。
- 発言録のように長い場合は、行動に必要な内容へ絞ります。
- 担当者が誤っている場合は、元メモを明示して修正します。
今日のまとめ
- 議事録は決定と行動を残す
- 不明点は推測せず要確認にする
- 共有前に担当者と期限を人が確認する