AIで会議の議題と確認事項を作る方法
『話す会議』から『決める会議』へ変える
議題が曖昧な会議は、情報共有だけで終わりやすくなります。AIには、会議の背景、参加者、決めたいこと、制限時間を渡し、議題と確認事項を作ってもらいます。
この記事でできるようになること
- 会議目的を一文にできる
- 議題を時間内に絞れる
- 事前準備を明確にできる
目的を一文にする
『新商品の販売方針を決める』のように、会議後の状態を示します。
決めることと共有することを分ける
共有だけの内容は事前資料に回せないか考えます。
議題ごとに時間を付ける
重要な判断に時間を配分し、説明だけで終わらないようにします。
事前準備を明記する
参加者が読む資料、持参する数字、考える案を示します。
終了条件を決める
決定、担当者、期限が決まれば終了とします。
議題名を質問の形にする
「売上について」「今後の進め方」のような議題名では、会議で何を決めるかがわかりません。「売上未達の主因は何か」「来月に実行する施策をどれにするか」のように質問の形にすると、必要な資料と参加者が見えます。AIには議題の数を増やすより、質問を具体化する役割を任せます。
5分で試してみる
予定されている会議の議題を一つ選び、質問文へ書き換えてください。その質問に答えるために必要な事実、参加者、事前準備をAIに挙げさせます。会議時間内に決められない質問なら、範囲を狭くします。
実践の進め方
まず、AIで会議の議題と確認事項を作る方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『会議目的を一文にする』という観点で確認します。続いて、『決めることと共有を分ける』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『会議目的を一文にできる』を自分の業務で説明できること、『議題を時間内に絞れる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 議題が多すぎる場合は、決定が必要な順に3つへ絞ります。
- 共有事項が長い場合は、事前送付資料に分けます。
今日のまとめ
- 会議目的を一文にする
- 決めることと共有を分ける
- 終了条件を明確にする