AIで報告書・日報・週報を作る方法
事実メモから、読み手が判断できる報告にする
報告書は、きれいな文章を書くことより、何が起き、どう判断し、次に何をするかを伝えるものです。AIには事実メモを渡し、結果、問題、対応、次の予定に整理してもらいます。
この記事でできるようになること
- メモを報告形式に整えられる
- 事実と所感を分けられる
- 次の行動を明確にできる
事実と意見を分ける
実施したこと、数値、発生した問題を事実として書き、評価や懸念は別にします。
読み手が知りたい順にする
結論、進捗、問題、対応、次の予定の順にします。
変化を書く
前回から何が変わったか、計画との差は何かを入れます。
未確認を明記する
確認中の事項を推測で埋めず、確認中と書きます。
次の行動を入れる
担当者、期限、必要な支援を明確にします。
報告は出来事の一覧ではない
一日の行動を時間順に並べるだけでは、読み手は状況を判断できません。たとえば「顧客3社へ連絡した」だけでなく、結果、予定との差、問題、次の行動を加えます。AIにはメモの文章化を任せ、人は何を重要事項として伝えるかを決めます。
5分で試してみる
今日の仕事を五つの箇条書きにし、それぞれに「結果」「問題」「次の行動」のどれかを加えてください。AIに結論、進捗、問題、次の予定の順で整理させ、読み手が質問しなくても状況を理解できるか確認します。
実践の進め方
まず、AIで報告書・日報・週報を作る方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『事実と所感を分ける』という観点で確認します。続いて、『結論と変化を先に伝える』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『メモを報告形式に整えられる』を自分の業務で説明できること、『事実と所感を分けられる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 日記のようになる場合は、読み手が判断すべき点を指定します。
- 長すぎる場合は、変化と問題を優先します。
- 内容が薄い場合は、計画との差と次の行動を追加します。
今日のまとめ
- 事実と所感を分ける
- 結論と変化を先に伝える
- 次の行動、担当者、期限を入れる