難しい文章を、わかりやすい文章に直す方法
内容を薄めず、読み手に合わせて書き換える
文章が難しい原因は、専門用語だけではありません。一文が長い、主語が不明、結論が後ろ、抽象的な言葉が多いことも原因です。AIには、読み手の知識レベルと残すべき意味を伝えます。
この記事でできるようになること
- 難しさの原因を見つけられる
- 専門用語を説明できる
- 短く自然な文章に直せる
読み手を決める
新人、顧客、経営者、一般利用者など、誰が読むかを示します。
一文を短くする
一文に一つの内容だけを入れます。
専門用語を説明する
用語を削るのではなく、必要なら短い説明を添えます。
結論を先にする
背景説明から始めず、最初に何を伝えたいかを書きます。
意味が変わっていないか確認する
やさしくした結果、条件や例外が消えていないか元文と比べます。
やさしくすることと、短くすることは違う
短くした結果、条件や例外が消えると、わかりやすくても正確ではありません。専門用語が必要なら削らず、直後に短い説明を付けます。また、一文を短くしても、論理の順番が不自然なら理解しにくいままです。結論、理由、具体例の順に整え、元の意味と比べます。
5分で試してみる
自分が一度で理解できなかった仕事の文章を一段落だけ選びます。AIに「結論を先に、一文を短く、専門用語に説明を付け、条件は残す」と依頼してください。書き直し後、元文にあった数字、条件、例外がすべて残っているか確認します。
実践の進め方
まず、難しい文章を、わかりやすい文章に直す方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『読み手を指定する』という観点で確認します。続いて、『一文を短くし、結論を先にする』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『難しさの原因を見つけられる』を自分の業務で説明できること、『専門用語を説明できる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 幼すぎる文章になった場合は、簡単な言葉だが仕事向け、と指定します。
- 重要条件が消えた場合は、残す条件を列挙します。
- 長さが変わらない場合は、一文40字程度など目安を付けます。
今日のまとめ
- 読み手を指定する
- 一文を短くし、結論を先にする
- 意味や条件が変わっていないか確認する