AIで社内アナウンスをわかりやすく書く方法
読んだ人が、自分の行動を判断できる文章にする
社内アナウンスは、丁寧さよりも『自分に関係があるか』『何をすればよいか』『いつからか』がすぐわかることが大切です。AIには、結論、対象者、理由、行動、開始日、問い合わせ先を渡します。
この記事でできるようになること
- 必要情報を漏れなく整理できる
- 対象者と行動を明確にできる
- 短く読みやすい案内を作れる
結論を最初に置く
変更内容やお願いを最初の2文で伝えます。
対象者を明確にする
全社員、特定部署、申請者など、誰に関係するかを書きます。
行動を具体的にする
確認してください、ではなく、どの画面で何をいつまでにするかを書きます。
理由は短くする
背景説明が長くなると、必要な行動が埋もれます。
問い合わせ先を入れる
迷ったときに誰へ聞けばよいかを示します。
読者の疑問を先回りする
社内案内を読んだ人が最初に知りたいのは、「自分に関係があるか」「何をすればよいか」「いつまでか」です。背景や経緯を先に長く書くと、行動が埋もれます。冒頭で変更内容と対象者を示し、行動、期限、問い合わせ先を続けます。理由は、納得に必要な長さに抑えます。
5分で試してみる
過去の社内案内を一つ選び、対象者、行動、期限、問い合わせ先に線を引くつもりで確認してください。どれかが見つからなければ、その項目を補ってAIに書き直させます。元の文章と比べ、読んだ人が迷わず動けるか確認します。
実践の進め方
まず、AIで社内アナウンスをわかりやすく書く方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『結論を最初に置く』という観点で確認します。続いて、『対象者と行動を具体的にする』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『必要情報を漏れなく整理できる』を自分の業務で説明できること、『対象者と行動を明確にできる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 長い場合は背景を1文にします。
- 行動が曖昧な場合は、画面、場所、期限を追加します。
- 対象者が不明な場合は、冒頭に対象範囲を明示します。
今日のまとめ
- 結論を最初に置く
- 対象者と行動を具体的にする
- 開始日と問い合わせ先を入れる