AIに入力してよい情報、いけない情報
便利さより先に、情報の扱いを決める
AIへ入力した文章には、顧客名、社員情報、契約内容などが含まれることがあります。便利だからといって、そのまま入力してよいとは限りません。最初に、公開情報、社内情報、機密情報、個人情報に分けます。
この記事でできるようになること
- 入力前に情報を分類できる
- 伏せ字や置き換えを使える
- 会社のルールを確認できる
公開情報
公式サイトなど、誰でも確認できる情報です。それでも著作権や利用条件には注意します。
社内情報
社内手順や会議資料などです。会社が許可した環境か確認します。
個人情報
氏名、住所、電話番号、メール、評価情報などです。原則としてそのまま入力しません。
機密情報
契約、未公開計画、顧客データ、売上詳細などです。明確な許可がない限り入力しません。
置き換えて使う
取引先A、担当者B、金額Xのように置き換え、AIに必要な構造だけ渡します。
情報を減らしても相談できる
AIに相談するために、実名や正確な金額が必要とは限りません。たとえば顧客への案内文を作るなら、「取引先A」「契約更新の案内」「期限は今月末」のように、関係と条件だけで文章構造を作れます。最終段階で、許可された環境または人の手で正しい情報へ置き換えます。
5分で試してみる
AIへ入力しようとしている文章を一つ選び、固有名詞、連絡先、金額、契約条件、未公開情報に印を付けます。それぞれを「取引先A」「金額X」のように置き換えても相談できるか試してください。意味が通じるなら、具体情報を渡す必要はありません。
実践の進め方
まず、AIに入力してよい情報、いけない情報を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『情報を公開、社内、個人、機密に分ける』という観点で確認します。続いて、『個人名や金額は置き換える』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『入力前に情報を分類できる』を自分の業務で説明できること、『伏せ字や置き換えを使える』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 判断できない情報は、入力せず管理者に確認します。
- 伏せ字にして意味が通じない場合は、関係性や役割だけ説明します。
- ファイル全体を渡す前に、必要な部分だけ抜き出せないか考えます。
今日のまとめ
- 情報を公開、社内、個人、機密に分ける
- 個人名や金額は置き換える
- 迷った情報は入力しない