AIでメールの下書きを作る方法
誰に、何を伝え、何をしてほしいかを渡す
メール作成で時間がかかるのは、最初の一文と全体の順序を考える部分です。AIには、相手、目的、伝える内容、相手にしてほしいこと、文体を渡します。AIが下書きを作り、人が事実と表現を確認します。
この記事でできるようになること
- メールの材料を整理できる
- 下書きを短時間で作れる
- 送信前の確認ができる
相手を伝える
上司、同僚、取引先、初めての相手など、関係を伝えます。
目的を一つにする
日程調整、確認依頼、お礼、共有など、メールの中心目的を決めます。
材料を箇条書きにする
背景、候補日、期限、添付物などを箇条書きにします。
相手の行動を明確にする
返信、確認、提出など、何をしてほしいかを伝えます。
送信前に確認する
名前、日付、金額、添付、依頼内容を人が確認します。
具体例：日程調整メール
取引先との日程調整では、相手、目的、候補日時、相手にしてほしいことを渡します。たとえば「前回のお礼」「候補は火曜午前と木曜午後」「都合のよい時間を返信してほしい」と箇条書きにします。AIが文章と件名を作った後、人が曜日、日時、相手名を確認します。内容が決まっているメールほど、下書き作成の効果を感じやすくなります。
5分で試してみる
送信前の簡単な社内メールを一つ選び、相手、目的、伝える事実、相手にしてほしいことを箇条書きにしてください。AIの下書きを作り、自分でゼロから書く場合と比べます。最初は謝罪や契約に関わるメールではなく、確認や共有のメールで試します。
実践の進め方
まず、AIでメールの下書きを作る方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『相手、目的、材料、行動を伝える』という観点で確認します。続いて、『下書きは人が確認する』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『メールの材料を整理できる』を自分の業務で説明できること、『下書きを短時間で作れる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- かたすぎる場合は、丁寧さを保ったまま自然に、と頼みます。
- 長い場合は、結論を先にして半分の長さにします。
- 依頼が弱い場合は、期限と行動を明確にします。
今日のまとめ
- 相手、目的、材料、行動を伝える
- 下書きは人が確認する
- 名前、日付、添付を送信前に見る