AIで書く仕事を効率化する方法
ゼロから書かず、材料から下書きを作る
AIで文章を書く目的は、考えずに文章を量産することではありません。伝える内容を人が決め、AIに構成や下書きを手伝ってもらい、人が最終的に整えます。特に、白紙から書き始める負担を減らす効果があります。
この記事でできるようになること
- 文章作成を作業に分けられる
- AIに渡す材料を整理できる
- 自分の言葉に仕上げられる
先に目的と読み手を決める
誰に、何を伝え、読んだ後に何をしてほしいかを決めます。
材料は箇条書きで渡す
完成した文章を用意する必要はありません。事実、背景、お願い、期限を箇条書きにします。
構成と本文を分ける
長い文章では、最初に見出し構成を確認し、その後本文を書かせます。
自分の言葉に直す
AIらしい抽象表現や過剰な丁寧さを削り、自分と相手の関係に合う言葉にします。
最後に行動が伝わるか見る
相手が何を確認し、いつまでに何をすればよいかが明確か確認します。
文章作成を三つに分ける
文章作成は、内容を決める、文章にする、確認するという三つの作業に分けられます。AIが得意なのは、決められた内容を文章にする部分です。伝える事実や結論までAI任せにすると、もっともらしい内容が追加されることがあります。最初に人が材料を箇条書きにし、AIが下書きを作り、最後に人が事実と表現を確認する流れにすると安定します。
5分で試してみる
今日書く予定の文章を一つ選び、完成文を書く前に「事実」「相手に伝えたいこと」「相手にしてほしいこと」の三つだけを箇条書きにしてください。その材料からAIに下書きを作らせ、ゼロから書いた場合と比べて、どこが楽になったかを確認します。
実践の進め方
まず、AIで書く仕事を効率化する方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『目的、読み手、行動を先に決める』という観点で確認します。続いて、『材料は箇条書きでよい』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『文章作成を作業に分けられる』を自分の業務で説明できること、『AIに渡す材料を整理できる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 文章が一般論になる場合は、具体的な事実と相手の行動を追加します。
- 長すぎる場合は文字数と優先順位を指定します。
- 自分らしくない場合は、普段の文章例を短く渡します。
今日のまとめ
- 目的、読み手、行動を先に決める
- 材料は箇条書きでよい
- AIの下書きを人が自分の言葉に整える