AIで調べる仕事を効率化する方法
検索、比較、要約を分けて考える
AIを使うと調査の出発点を早く作れます。ただし、AIに『調べて』とだけ頼むと、範囲が広すぎたり、出典が不明な情報が混ざったりします。調査は、問いを決める、情報を集める、比較する、根拠を確認する、結論をまとめるという流れに分けます。AIは特に、観点の整理と比較表の作成に役立ちます。
この記事でできるようになること
- 調査の目的を明確にできる
- AIに調査を分担できる
- 根拠を確認できる
調査の目的を一文にする
『競合を調べる』ではなく、『国内の同種サービス3社について、価格、対象者、主な機能を比較する』のように、対象、項目、範囲を決めます。
情報収集と判断を分ける
AIには候補や比較材料を集めてもらい、どの情報を採用するかは人が判断します。結論まで一度に求めると、根拠が見えにくくなります。
出典と日付を求める
変化しやすい情報では、出典、公開日、確認日を示すよう依頼します。出典がない情報は、仮説として扱います。
比較する基準を先に決める
価格だけでなく、対象者、導入のしやすさ、制約など、判断に必要な基準を先に作ります。基準が同じなら、情報を公平に比べやすくなります。
最後は短い報告にする
調査結果は、結論、根拠、注意点、次に確認することの順でまとめます。情報を集めすぎず、意思決定に必要な内容へ絞ります。
仕事の場面で考える
たとえば、新しい取引先候補を調べる場合を考えます。最初に「国内企業」「自社サービスと相性がある」「公式サイトで事業内容を確認できる」という条件を決めます。AIには候補の整理と比較表を任せ、人は公式サイトを開いて事業内容と所在地を確認します。最後に、候補にした理由と未確認事項を分けて残します。こうすると、検索結果を眺め続ける時間を減らしながら、根拠のない候補を混ぜにくくなります。
5分で試してみる
今週調べる予定のテーマを一つ選び、「何を判断するための調査か」「誰または何を対象にするか」「比べる項目は何か」を一行ずつ書いてください。その3行をAIに渡し、調査計画だけを作らせます。まだ調査結果は求めません。計画を見て、範囲が広すぎないか、必要な情報源が含まれているかを確認します。
実践の進め方
まず、AIで調べる仕事を効率化する方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『調査目的を一文にする』という観点で確認します。続いて、『比較基準を先に決める』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『調査の目的を明確にできる』を自分の業務で説明できること、『AIに調査を分担できる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 結果が広すぎる場合は対象地域、期間、件数を絞ります。
- 結論だけ返ってきた場合は、根拠と出典を別に求めます。
- 情報が古い場合は、確認日を指定します。
今日のまとめ
- 調査目的を一文にする
- 比較基準を先に決める
- 出典と日付を確認する