Excelやスプレッドシートの関数をAIに相談する方法
やりたいことを日本語で説明し、式を検算する
関数名を覚えていなくても、どの列を使い、どんな条件で、何を返したいかを説明すれば、AIに式の候補を出してもらえます。重要なのは、セルの位置とデータ例を正確に伝え、少数の行で試すことです。
この記事でできるようになること
- 関数名を知らなくても相談できる
- 表の構造を説明できる
- 式を小さく試せる
表の構造を伝える
A列は日付、B列は商品名、C列は売上のように説明します。
やりたいことを文章にする
商品Aの売上だけ合計したい、空欄なら未入力と表示したいなど、結果を説明します。
利用環境を伝える
ExcelかGoogleスプレッドシートか、利用できる関数の違いがあるため明示します。
式の意味も聞く
関数だけでなく、各部分が何をしているか説明させます。
少数データで検算する
結果が予想できる5行程度で試し、正しいか確認します。
式だけでなく確認方法も作らせる
AIが作った式が動いても、期待する計算かどうかは別問題です。たとえば合計範囲が一行ずれていても、数字は表示されます。依頼時に、式、式の意味、予想結果がわかる小さな例、よくあるエラーの四つを求めます。自分で答えがわかるデータで試してから本番へ使います。
5分で試してみる
現在困っている関数を一つ選び、列の説明、三行の架空データ、期待する結果を書いてAIへ渡します。式が出たら、架空データで手計算した結果と一致するか確認します。一致しない場合は、式ではなく条件の伝え方を見直します。
実践の進め方
まず、Excelやスプレッドシートの関数をAIに相談する方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『表の構造と目的を説明する』という観点で確認します。続いて、『利用環境を明示する』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『関数名を知らなくても相談できる』を自分の業務で説明できること、『表の構造を説明できる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- エラーが出る場合は、実際のエラー表示と式を伝えます。
- 式が長すぎる場合は、補助列を使う方法を求めます。
- 環境で使えない関数の場合は、代替式を求めます。
今日のまとめ
- 表の構造と目的を説明する
- 利用環境を明示する
- 小さなデータで検算する