AIで効率化できる業務を見つける方法
自分の仕事を見える化し、最初の候補を探す
AIの活用例を見ても、自分の仕事にどう当てはめればよいかわからないことがあります。理由は、仕事を『営業』『会議』『事務』のような大きな名前だけで見ているからです。実際の仕事は、調べる、読む、書く、整理する、確認するという小さな作業の集まりです。小さく分けると、AIが手伝える場所が見つかります。
この記事でできるようになること
- 普段の仕事を細かな作業に分けられる
- 時間や負担が大きい業務を見つけられる
- AIを試す候補を選べる
いきなりAIツールを選ばない
先にツールを選ぶと、機能を試すことが目的になってしまいます。まず、自分の仕事の中で、毎日繰り返す、時間がかかる、同じ内容を何度も入力する、確認漏れが起きる、といった部分を探します。
仕事を細かな作業まで書き出す
『会議』なら、日程調整、資料確認、議題作成、メモ、議事録、宿題管理に分けます。『営業』なら、営業先調査、企業情報整理、連絡文作成、商談準備、商談メモ、次回行動に分けます。仕事名だけでなく、実際に手を動かしている単位まで書くことが重要です。
5つの項目で業務を整理する
業務名、頻度、所要時間、困っていること、失敗したときの影響を書きます。1回10分でも毎日なら大きな負担です。反対に、年1回しかない業務は、改善の準備に時間をかけすぎると効果が小さくなります。
AIと相性がよい6つの特徴
文章を読む、文章を書く、情報を整理する、意見を分類する、複数案を比較する、毎回似た内容を扱う仕事は、AIを試しやすい傾向があります。正解が確認でき、失敗しても提出前に直せる仕事は、特に最初の対象に向いています。
最初は候補を3つまでに絞る
全部の業務を一度に変えようとすると、準備だけで疲れてしまいます。頻度が高い、時間がかかる、AIが手伝いやすい、失敗しても直せるという条件で候補を3つに絞ります。最終的には、その中から1つだけ試します。
実践の進め方
まず、AIで効率化できる業務を見つける方法を試す対象を一つだけ選びます。次に、この記事の依頼文へ必要な材料を入れ、AIの回答を作ります。回答を受け取ったら、『仕事を小さな作業に分けると、AIの使いどころが見える』という観点で確認します。続いて、『頻度、時間、困りごと、失敗時の影響を記録する』ができているかを見ます。不足があれば、うまくいかないときの修正方法を一つだけ試します。最後に、作業前後の時間、直した箇所、次回も使いたい指示を短く記録します。一度で完成させるより、同じ仕事で二、三回試して、自分の業務に合う形へ整えることが大切です。
完了の目安
次の状態になれば、最初の実践は完了です。『普段の仕事を細かな作業に分けられる』を自分の業務で説明できること、『時間や負担が大きい業務を見つけられる』を実際の材料で試せること、AIの結果をそのまま使わず、自分で確認した箇所を一つ言えることです。期待した効果が出なくても失敗ではありません。対象業務、渡した材料、依頼文のどこを変えるべきかがわかれば、次の改善につながります。
うまくいかないとき
- 業務が思い出せない場合は、昨日の始業から終業までを時間順に振り返ります。
- 『資料作成』のように大きすぎる場合は、構成、情報収集、文章、表、確認に分けます。
- AIが何でも自動化すると答えた場合は、今日手動で試せる方法に限定させます。
今日のまとめ
- 仕事を小さな作業に分けると、AIの使いどころが見える
- 頻度、時間、困りごと、失敗時の影響を記録する
- 候補を3つに絞り、実際に試すのは1つだけにする